2ndLIFE DokumentenmanagerScannen, ablegen, wiederfinden.
Beliebige Dokumente – gescannt, importiert oder direkt aus 2ndLIFE gedruckt – liegen digital in der Datenbank, zugeordnet zu Kunde, Fahrzeug, Vortrag oder Prüftermin, und sind bei Bedarf schnell wiedergefunden und weiterbearbeitet.
Vom Scanner direkt in die Kundenakte.
Früher lagen Anmeldeformular, Ausweiskopie und Gutachten in Ordnern, Postfächern und auf dem Server – gesucht wurde an drei Orten. Heute kommen Dokumente per Scan, Import, Drag and Drop oder Direktanlage in die Datenbank und werden Kunde, Fahrzeug, Vortrag, Prüftermin, Dienstnehmer, Interessent oder der Fahrschule selbst zugeordnet – jede Zuordnung mit eigenem Ablageregister.
- Ansteuerung handelsüblicher Scanner
- Übernahme via Scan, Import, Drag and Drop oder Direktanlage
- Zuordnung zu Fahrschule, Dienstnehmer, Fahrzeug, Vortrag, Prüftermin, Interessent, Kunde
- Eigenes Ablageregister je Zuordnungsmöglichkeit
E-Mails gehören zur Akte – samt Antwort.
Früher steckte die Terminanfrage im Postfach einer Kollegin, die Ausweiskopie am Server, der Vertrag im Ordner. Heute verarbeitet der Dokumentenmanager alle Dateiformate – Bild, Text, Excel, Mail – und E-Mails inklusive Ansicht und Antwortmöglichkeit. Wird ein Dokument mehrfach verwendet, ist es trotzdem nur einmal gespeichert.
- Verarbeitung aller Dateiformate (Bild, Text, Excel, Mail usw.)
- Verarbeitung von E-Mails inkl. Ansicht und Antwortmöglichkeit
- Dokumente werden auch bei Mehrfachverwendung nur einmal gespeichert
Ausdrucke mit QR-Code legen sich selbst ab.
Früher wurde der unterschriebene Ausbildungsvertrag eingescannt, benannt und in den richtigen Ordner geschoben. Heute tragen Ausdrucke aus 2ndLIFE einen QR-Code: Kommt das unterschriebene Blatt zurück, ordnet der Dokumentenmanager es automatisch zu. Wer am Signaturpad unterschreibt, spart sich sogar den Ausdruck – die Ablage erfolgt direkt inklusive digitaler Unterschrift.
- Automatische Dokumentenzuordnung bei Ausdrucken mit QR-Code aus 2ndLIFE
- Direktablage der Ausdrucke aus 2ndLIFE inkl. digitaler Unterschrift
In Sekunden gefunden, mit einem Klick weitergeleitet.
Früher hieß Wiederfinden: Ordner durchblättern, Kopie machen, Kuvert. Heute finden Sie jedes Dokument über die umfangreichen Suchfunktionen, rufen es im DMS auf, bearbeiten es weiter, exportieren es oder leiten es per E-Mail weiter – aus der Akte heraus. Ein Ablaufdatum je zugeordnetem Dokument hält fest, wie lange ein Nachweis gilt.
- Umfangreiche Suchfunktionen für die Dokumentensuche
- Aufruf und Weiterverarbeitung aller Dokumente im DMS
- Export und Weiterleitung per E-Mail
- Vergabe eines Ablaufdatums bei zugeordneten Dokumenten
Alle Dokumente digital in der Datenbank.
Mit dem Zusatzmodul 2ndLIFE Dokumentenmanager legen Sie beliebige Dokumente digital in der Datenbank ab und finden sie bei Bedarf schnell wieder – als Erweiterung des 2ndLIFE Fahrschulmanagers, dieselbe Datenbank, dieselbe Bedienung.
Sieben Zuordnungen, je ein eigenes Ablageregister.
Dokumente werden Fahrschule, Dienstnehmer, Fahrzeug, Vortrag, Prüftermin, Interessent oder Kunde zugeordnet – jede Zuordnungsmöglichkeit hat ihr eigenes Ablageregister. Ein Dokument, das mehrfach verwendet wird, ist trotzdem nur einmal gespeichert.
- KundeAnmeldeformular, Ausbildungsvertrag, Gutachten, E-Mails
- FahrzeugZulassungsschein, Prüfbericht
- PrüfterminPrüfungsliste
- DienstnehmerDienstvertrag, Nachweise
- VortragAnwesenheitsliste
Alle Dateiformate
Bild, Text, Excel, Mail usw. – der Dokumentenmanager verarbeitet alle Dateiformate, E-Mails inklusive Ansicht und Antwortmöglichkeit.
Vier Wege in die Datenbank.
Wie ein Dokument ankommt, ist egal – es landet zugeordnet in der Datenbank.
- Scan: handelsübliche Scanner werden direkt angesteuert
- Import von Dateien
- Drag and Drop
- Direktanlage
Unterschrift ohne Ausdruck.
Ausdrucke aus 2ndLIFE werden direkt inklusive digitaler Unterschrift abgelegt – kommt doch ein Blatt zurück, ordnet der QR-Code es automatisch zu.
- Direktablage der Ausdrucke aus 2ndLIFE inkl. digitaler Unterschrift
- Automatische Dokumentenzuordnung bei Ausdrucken mit QR-Code
Ablaufdatum je Dokument
Zugeordnete Dokumente erhalten bei Bedarf ein Ablaufdatum – etwa für Nachweise, die nur eine bestimmte Zeit gelten.
Export und E-Mail
Zugeordnete Dokumente exportieren oder direkt per E-Mail weiterleiten – aus der Akte heraus, ohne Kopie und Kuvert.
Erweiterung, kein Zusatzsystem
Wird im bestehenden 2ndLIFE Fahrschulmanager freigeschaltet – die Dokumente liegen bei den Daten, zu denen sie gehören.
Alle Funktionen im Überblick.
Der vollständige Leistungsumfang des 2ndLIFE Dokumentenmanagers – vom Erfassen bis zum Weiterleiten.
- Ansteuerung handelsüblicher Scanner
- Verarbeitung aller Dateiformate (Bild, Text, Excel, Mail, usw.)
- Verarbeitung von Emails inkl. Ansicht und Antwortmöglichkeit
- Übernahme von Dokumenten via Scan, Import, Drag and Drop oder Direktanlage
- Zuordnung zu Fahrschule, Dienstnehmer, Fahrzeug, Vortrag, Prüftermin, Interessent, Kunde
- Eigenes Ablageregister für Dokumente je Zuordnungsmöglichkeit
- Dokumente werden auch bei Mehrfachverwendung nur einmal gespeichert
- Vergabe eines Ablaufdatums bei zugeordneten Dokumenten
- Automatische Dokumentenzuordnung bei Ausdrucken mit QR-Code aus 2ndLIFE
- Direktablage der Ausdrucke aus 2ndLIFE inkl. digitaler Unterschrift
- Umfangreiche Suchfunktionen für die Dokumentensuche
- Aufruf und Weiterverarbeitung aller Dokumente im DMS
- Export von zugeordneten Dokumenten
- Weiterleitung von zugeordneten Dokumenten per Email
Wir profitieren von zuverlässiger EDV-Unterstützung und den neuen Schnittstellen zu Telefon, Führerscheinregister und WhatsApp. Fahrlehrer und Schüler nutzen eine eigene App – das erspart uns viel Papierkram und zahlreiche Telefonate.
Was Fahrschulen zu 2ndLIFE Dokumentenmanager fragen.
Welche Dateiformate werden verarbeitet?+
Wie kommt ein Dokument in die Datenbank?+
Was passiert mit Ausdrucken aus 2ndLIFE?+
Wem kann ein Dokument zugeordnet werden?+
Wie finden wir ein Dokument wieder?+
Wie starten wir mit dem 2ndLIFE Dokumentenmanager?+
So greift 2ndLIFE ineinander.
